Proporciona Feedback a tus empleados. Como líderes debemos ofrecer retroalimentación a los miembros de nuestro equipo, mostrando cómo se están llevando a cabo los procesos y si consideramos que se están realizando de forma correcta o incorrecta. Este feedback lo debemos realizar siempre con el objetivo de mejorar, nunca con el de castigar.

En el día a día estamos constantemente dando feedback a los compañeros sobre el trabajo realizado pero muchas veces este feedback no es tan eficaz. Esto no ayuda a los compañeros, ya que no lo reciben de una manera asertiva y constructiva generando falta de foco, frustración, problemas de comunicación y destruyendo la motivación. Hay varios modelos que nos pueden ayudar para dar feedback eficaz:

Comunicación no violenta para dar feedback

El proceso de comunicación desarrollado por Marshall Rosenberg en los años sesenta en Comunicación no violenta, utiliza el siguiente proceso como herramienta para dar feedback:

1. Actos concretos que observamos: Observe lo que está sucediendo y describa la situación sin emitir ningún juicio.
Veo … / Oigo … / la situación es …

2. Cómo nos sentimos con respecto a ello: Identifique/exprese sus sentimientos.
Entonces siento…

3. Necesidades, valores, deseos: Descubra la necesidad detrás del sentimiento.
Mi necesidad es …/ porque me gustaría … / Deseo … / Necesito …

4. Las acciones concretas que solicitamos: Formule un pedido, claro, positivo, factible.
¿Por favor podrías… / Estás dispuesto a hacer esto …?

Ejemplo: “María, en las reuniones de sincronización a veces no me dejas terminar las frases y eso hace que me sienta frustrado, necesitaría poder expresar de forma completa la información que quiero transmitir, ¿podrías dejarme finalizar las frases y posteriormente añadir el resto de información que tú conoces?”

El objetivo de este modelo es la expresión honesta de la necesidad y la recepción empática de la misma por parte de la otra persona.

Feedback para mejorar en el trabajo

Por otro lado tenemos otro modelo que propone Jurgen Appelo en su libro Managing for Happiness, propone seguir estos pasos para dar feedback:

1. Describe tu contexto.
Propone describir brevemente el contexto en el que te encuentras al dar feedback ya que puede influir en la evaluación de la situación de la que se da. Ejemplo: Durante una revisión de un desarrollo de software de una página web: “Estoy revisando la web a última hora y estoy un poco cansado pero quiero darte feedback cuanto antes”.

2. Lista las observaciones realizadas.
El objetivo es describir las cosas concretas que se observan en términos de hechos o experiencias dejando al margen las valoraciones y opiniones. Ejemplo: “Debajo de la cabecera de la página de inicio veo una caja de texto gris vacía, esperaba ver el subtítulo del inicio”.

3. Expresa tus emociones.
Después de describir las observaciones propone que se exprese la emoción que ha provocado para destacar el impacto que tienen las mismas. Ejemplo: “Me sorprendió gratamente ver que el email se validaba en tiempo real”.

4. Ordénalas por valor.
Además es útil poner las observaciones más valoradas al principio y las menos valoradas al final. Esto hace que la gente aprenda al principio cómo su trabajo ha aportado valor y posteriormente como ha disminuido valor. Ejemplo: “Me sorprendió gratamente ver que el email se validaba en tiempo real aunque debajo de la cabecera de la página de inicio veo una caja de texto gris vacía y esperaba ver el subtítulo del inicio”.

5. Finaliza con sugerencias.
Para poder ayudar a mejorar a la persona que está recibiendo el feedback una buena forma es explicitar un par de sugerencias de mejora. Ejemplo: “Si lo encuentras útil puedo ayudarte en la revisión del diseño y quizás pedirle a otras personas que lo prueben en otros ordenadores y navegadores diferentes”.

Destaca que el objetivo del feedback es ayudar a las personas a mejorar su trabajo por lo que es fundamental hacer que no se sientan mal respecto al mismo. De esta forma, si las personas aprecian el feedback se incrementarán las posibilidades de que actúen teniendo en cuenta el mismo.

Consejos para dar feedback eficaz

Por último, algunos consejos más de cómo debería expresarse el feedback con ejemplos:

Específico en lugar de general.
Cuanto más concreto, más aprovechable será. El mensaje ha de ser claro y focalizado, evitando rodeos, malos entendidos o evasivas. Ejemplo:
Feedback ineficaz: “María, a veces no te expresas de forma comprensible”
Feedback eficaz: “María, cuando hablas tan rápido y mezclas tantos acrónimos y palabras inglesas que el resto desconocemos es difícil entender lo que estás diciendo.”

Descriptivo, no evaluativo.
Debemos referirnos a hechos fácilmente comprobables y no a suposiciones, buscando así una retroalimentación fiable. Pero no debemos ser muy valorativos, pues nos encontraremos con un receptor a la defensiva.
Ejemplo:
Feedback ineficaz: “Tratas de controlar la conversación”
Feedback eficaz: “Cuando terminas mis frases me siento frustrado y desearía dejar de hablar contigo.”

Utilizable o aplicable.
Describir algo sobre lo que la persona pueda actuar, un aspecto o comportamiento modificable.
Ejemplo:
Feedback ineficaz: “No me gusta tu tono de voz”
Feedback eficaz: “Tal vez sea bueno que respires más profundamente para relajarte y, así, rebajar tu tono de voz.”

Personal y directo.
El feedback no puede realizarse a través de terceros. Si el contenido es negativo o importante debe hacerse en privado.
Ejemplo:
Feedback ineficaz: “Los de arriba creen que no te estás tomando tu trabajo en serio”
Feedback eficaz: “Creo que puedes esforzarte más de lo que te has esforzado hasta ahora”

Positivo, respetuoso, constructivo, orientado al presente y al futuro.
La clave reside en que el receptor reciba el feedback con una actitud positiva. Para ello, es recomendable que empecemos destacando lo que éste ha realizado correctamente. Por otra parte, decir algo que está mal no informa sobre cómo mejorarlo. Hay que concretar lo que sería adecuado.
Ejemplo:
Feedback ineficaz: “No pasas ni una sola hoja de pedido en condiciones”
Feedback eficaz: “Se que tienes mucho trabajo y agradezco tu esfuerzo. Lo que pasa es que últimamente corres mucho y las hojas de pedido tienen errores. Por favor, antes de enviarlas por email puedes revisarlas y probablemente te ahorrará tiempo en vez de tener que re-hacerlas después”

fuente:beeva